承認機能

承認機能とは、時間外労働に所属長の承認が必要な職場で使用するものです。

承認機能のしくみ

 社員からのファイルと所属長からのファイルを突き合わせることで承認チェックを行います。

  1. 所属長が承認を実行することで「承認ファイル」が作成されます。
  2. 「承認ファイル」には「所属長が勤務データをチェックをした」という情報が入っています。
  3. 所属長は「承認ファイル」を経理担当に渡します。
  4. 経理担当は社員から渡された社員ファイルが、所属長の承認を受けたものかチェックすることができます。(違いがあると、承認エラーとして対象行が太字になります。)

承認の設定

承認ファイルのフォルダと承認者の名前を登録します。

画面上部中央の「承認設定」をクリックします。
時間外集計

承認設定画面が表示されるので「承認ファイルの格納先フォルダ」の名前と、「承認者の名前」を入力します。
承認設定
入力後、「登録」をクリックします。

承認の実行

時間外集計

所属長の作業

  1. 社員の一覧から社員を選択します。すると、その社員の時間外労働が一覧で表示されます。 
  2. 承認する行の「承認者」欄をダブルクリックします。すると名前と日付がセットされます。これでサインしたことになります。
  3. 「格納先を開く」よりエクスプローラーを起動します。エクスプローラーから、該当の社員の承認ファイルを選んで、経理担当に渡します。

経理担当の作業

  1. 自PCで残業管理ツールを起動して「格納先を開く」をクリックします。エクスプローラーが起動するので、所属長からもらったファイルをそこに配置します。
  2. 残業管理ツールを閉じてメイン画面に戻ります。
  3. 社員から申請された社員ファイルを取り込み、残業管理ツールを起動します。承認ファイルで承認された勤務時間に違いがあった場合、該当行が太字になりエラー表示されます。これで、承認された時間外労働かどうかを判断することができます。

承認エラー例

太字(最下行)になり、画面上部にメッセージ表示
承認時のエラー