導入・運用

 当システムの導入と運用方法のご案内です。

ご利用の前に

以下のページをお読みください

  ユーザーズガイド  ご利用上の注意

システム導入

1日目:セットアップ

導入者のパソコンにセットアップ

  1.   ダウンロード   よりスタートキットをダウンロードする。
  2. インストール方法 インストール方法 の手順に従ってアプリをインストールする。

2日目:マスタ設定

「所定時間のパターン」を登録する

  1. メイン画面の「設定・登録」メニューより「所定時間のパターン」をクリック。
  2. 開始時間を修正したり、必要に応じて所定時間のパターンを追加する。

「所定日のカレンダ」を登録する

  1. メイン画面の「設定・登録」メニューより「所定日のカレンダ」をクリック。
  2. カレンダ一覧の「+」アイコンをクリックし、カレンダを追加する。
  3. カレンダの表上で右クリックすると、所定時間のパターンが一覧で出現する。
  4. 一覧より対象パターンをクリックする。

その他の設定・印刷オプションの編集

  1. メイン画面の「設定・登録」メニューより必要な設定を行う。
  2. 日報等を印刷してみて、印刷オプションの編集を行う。

3日目:無料ライセンスをダウンロード

  1.   無料ライセンス  より無料ラインセスをダウンロードする。
  2. ライセンスの認証 ライセンスの認証 の手順に従ってライセンス認証を行う。

4日目:社員のパソコンにアプリを配布

  1. 導入者PCのアプリケーションフォルダをコピーする。
  2. 配布先PCの「c:\」に任意のフォルダを作成する。
  3. 作成したフォルダにコピーしたアプリケーションフォルダを貼り付ける。

    ※配布先PCでは、必ず 「c:\」の直下 にフォルダを作成してください。


5日目:約1ヶ月間お試し

  1.  操作マニュアル  を参考に全員で試用。
  2. この間、運用試験に合わせて届出区分を選定し、利用しない届出区分があれば社員にメール等で周知する。

20~40日目:製品版ライセンスで本導入

購入した製品版ライセンスを適用

  1. 製品版ライセンスを購入する。(入金から納品まで最大8営業日)
  2. メールで受信した製品版ライセンスを購入者のパソコンに保存する。
  3. 保存した製品版ライセンスを社員に配布する。
  4. ライセンスの認証 ライセンスの認証 の手順に従って利用する全てのパソコンでライセンス認証を行う。

運用の流れ

POINT1:きほんの運用

今までの報告作業のながれとどう変わる?

 報告書の流れ自体は従来とほとんど変わりません。
 日報や月報が手書きなら、それをアプリに打ち込みます。
 エクセルなどを使っているなら、その内容をアプリに打ち込みます。
 すると、日報・週報・月報が印刷できるので、それらを印刷して上長に渡します。

入力のタイミング

 社員さんが毎日、勤務時間や工数を入力します。
 週報・月報のみを利用する現場では、勤務や作業を紙にメモしておき、週末に入力しても良いかと思います。

ファイルを集めるタイミング

  集計を見たい人が見たいときにデータ(社員ファイル)をもらって集計します。

印刷のタイミング

  決められた期日までに必要な書類を印刷・押印し、提出します。

運用フロー図

運用の流れ

POINT2:ファイルを集める手段

おすすめはメール

 社員ファイルが欲しい時に、リーダーさんや総務さんがメールで各自に呼びかけて、返信メールに社員ファイルを添付して送ってもらう、という方法です。スタッフさん同士のコミュニケーションが増えるので、おすすめです。

メールから添付ファイルを保存するのが面倒な方は会社のサーバー

 社員ファイルが欲しい旨を各自に呼びかけて、会社サーバー(または特定のパソコン)の決められた共有フォルダに置いてもらう、という方法です。関係性が無機質になりやすいので、あまりおすすめはしません。

それでも面倒な方は、期日を決めて会社のサーバー

 日々の退社後、週末、月末、など期日を決めて、会社サーバー(または特定のパソコン)の決められた共有フォルダに置いてもらう、という方法です。関係性がますます無機質になりやすいので、あまりおすすめはしません。 

ペーパーレスになる?

 当アプリは、紙などの省スペース化を狙ったものではありません。
 紙にもメリットがあるのでペーパーレス運用をおすすめすることはできません。

どうしてもペーパーレス運用を行いたい場合

 「常に社員が自分のPCで社員ファイルを持ち、集計時にリーダーや総務が社員さんからファイルを集める」という運用であれば、データの大きな損失が起こりにくいことも事実です。おすすめはできませんが、どうしてもペーパーレスでの運用を行いたい場合は御社の責任の範囲内でご検討ください。

POINT3:運用上のご注意

社員さんご本人が押印して提出することが大切です!

 リーダーさんはチームの皆さんから社員ファイルをもらうので、「リーダーが皆の月報をプリントして総務に提出」という運用ができてしまいます。
 しかし、そのような運用をしてしまうと、各自が事実を報告する意義がなくなってしまいます。さらに、社員さんがするべき業務がリーダーさんに回ってしまったり、責任範囲が混乱するなど、管理業務に支障を来す恐れもあります。
 出勤簿や届出はご本人が印刷&押印し、リーダーさんに渡すという運用を強くお勧めします。

総務さんが入力する場合

 総務さんがおひとりで打刻のタイムカードを見ながら入力する運用の場合は、印刷まで総務さんが行って問題ないかと思います。
 ただし、打刻のタイムカードではなく当アプリで印刷したものを正として保管・管理される場合は、各社員さんの確認と押印をもらう運用をなさったほうが良いかと思います。