ごあんない チーム・ポテンシャルのご利用について


工数管理ツール&勤怠管理システム チーム・ポテンシャルとは?

チーム・ポテンシャルは、クラウドを使わない工数管理ツール&勤怠管理システムです。
使いたいPCにアプリをフォルダにセットするだけで利用できます。
メイン画面はスタッフもリーダーも利用する画面で、作業時間や勤務時間の集計が行えます。
メイン画面の各ボタンからは勤務の書類を印刷したり、工数を詳しく分析することができます。

ご利用対象

パソコンのファイル操作ができる方

当社では、ご利用者の方のパソコンを勝手に操作することを控えています。
そのため、パソコンでのファイル操作が行える方を対象としております。
セットアップやアップデートなどは、ご自身で行っていただく必要があります。
あまりパソコンに詳しくない方はパソコンに詳しいご友人を見つけるか、ファイル操作やメール操作を習得してからご利用ください。

メールにファイルを添付・保存できる方

製品版はライセンスファイルをメールに添付することでお納めします。
そのため、添付されたファイルを自PCに保存する操作が必要です。
また、トラブルがあった際はこちらで調査するために「アプリケーションフォルダ」を圧縮(zip形式)してお送りしていただくことになります。

必要な設備

①パソコンだけで使えます。

パソコン パソコン パソコン
チーム・ポテンシャルは、クラウドを使わないオンプレミス型。クラウドサーバーは不要です。
パソコン1台から利用できます。

②ネット接続が不要です。

パソコン ネット接続不要  インターネット
クラウドサーバーを利用しないので、利用時のネットワーク接続は不要です。
ネットが接続できない、また、セキュリティの厳しい現場でも利用できます。

③データはメールで集めます。

パソコン  メール メールで送付  パソコン
 クラウドを使わずにどうやってデータを集計するかというと...
 データファイルをメールで集めて自分のパソコンで見る という仕組みです。
 アプリに社員のデータファイルを取り込むと集計を見ることができます。

構築のしかた

システム構築に必要なもの

当システムのご利用には、アプリケーションフォルダが必要です。
アプリケーションフォルダとは、アプリの利用に必要なファイルがすべて入ったフォルダです。
アプリケーションフォルダは無料でダウンロードできます。ダウンロードページへ

アプリケーションフォルダの中身(サイズはおよそ1.5MBです。)

  • システムファイル(.dll×11)
  • 起動ファイル(.exe×1)
  • ライセンスファイル(.wkn×1)
  • マスタフォルダ(マスタファイル×6)
  • システム設定フォルダ(設定ファイル×5)
  • オプションフォルダ(印字オプションファイル×6)
  • 工数集計フォルダ(台帳情報ファイル×1)※工数管理ツール起動後に自動生成


アプリは各自PCの「C:\」に保存

 アプリケーションフォルダはPCの「C:¥」に保存します。
 C:¥の中であれば、その下が何階層になっていてもOKです。
パソコン パソコン パソコン
 C:¥       C:¥       C:¥     

データは各自PCの好きなフォルダに保存

 データファイルは自分のPCの好きな場所(任意のフォルダ)に保存します。
 サーバーに保存する場合は、データファイルを複数の人が同時に開かないようご注意ください。
パソコン パソコン パソコン
 C:¥      D:¥       C:¥日報¥     

導入とメンテナンス

1.アプリのコピー

 アプリケーションフォルダは、そのまま別PCにコピーすることができます。アプリで設定・登録をして他PCにコピーすると、設定・登録の内容もまるごとコピーされます。

2.バックアップ

アプリのバックアップ

 アプリのフォルダを別フォルダにコピーすると、マスタや設定、使っているバージョンのアプリをそのままとっておけます。フォルダ名に利用年月を追加しておくと便利です。

データのバックアップ

 勤怠・工数データのファイル(***.wkn)は各自PCの任意のフォルダに保存します。
 このファイルをエクスプローラーでコピーするだけでデータのバックアップが取れます。どうぞこまめにバックアップをお取りください。

3.アップデート

  1. チーム・ポテンシャルを一旦終了します。
  2. アプリケーションフォルダをまるごとコピーしてバックアップをお取りください。
  3. アップデートキットをダウンロードします。
  4. アップデートキットを展開(zipファイルの展開方法)します。
  5. 展開するとファイルが13個入っています。
  6. アプリケーションフォルダに、13個のファイルを上書きします。(システムファイルだけを上書きするので、データ・マスタへの影響はありません。)

運用の流れ

今までの報告作業のながれとどう変わる?

報告書の流れ自体は従来とほとんど変わりません。手書きやエクセルの日報or週報or月報をアプリに打ち込みます。すると、日報・週報・月報が印刷できるので、それらを印刷して上長に渡します。

運用フロー図

運用の流れ

入力のタイミング

 社員さんが毎日、勤務時間や工数を入力します。週報・月報のみを利用する現場では、勤務や作業を紙にメモしておき、週末に入力しても良いかと思います。

ファイルを集めるタイミング

 集計を見たい人が見たいときにデータ(社員ファイル)をもらって集計します。

印刷のタイミング

  決められた期日までに必要な書類を印刷・押印し、提出します。

★★★ご利用上の注意★★★

1.アプリは実際に利用するPCに設置

 
  アプリは利用PCに設置
 アプリは利用するPCのローカルディスク(C:)に入っている必要があります。
 LANやWifiで他PCに入っているアプリを起動しても正常動作はしません
 

2.日本国内での利用が対象

 
 日本国内でのみ利用可
 出張に便利な当アプリですが、海外出張は想定しておりません(海外タイムゾーンには対応しておりません)。国内でのご利用のみ対象としております。

 

3.毎年、新しいファイルを作成してください

 当アプリはファイルだけで構成されているという性質上、大量データの処理が不得意です。社員ファイルは1年単位で作成しなおしてください。
(同一社員のファイルであっても、ファイル名が違えばファイル一覧に同時に取り込めます。)
 

4.運用上のご注意

社員さんご本人が押印して提出することが大切です!

 リーダーさんはチームの皆さんから社員ファイルをもらうので、「リーダーが皆の月報をプリントして総務に提出」という運用ができてしまいます。
 しかし、そのような運用をしてしまうと、各自が事実を報告する意義がなくなってしまいます。さらに、社員さんがするべき業務がリーダーさんに回ってしまったり、責任範囲が混乱するなど、管理業務に支障を来す恐れもあります。
 出勤簿や届出はご本人が印刷&押印し、リーダーさんに渡すという運用を強くお勧めします。

総務さんが入力する場合

 総務さんがおひとりで打刻のタイムカードを見ながら入力する運用の場合は、印刷まで総務さんが行って問題ないかと思います。
 ただし、打刻のタイムカードではなく当アプリで印刷したものを正として保管・管理される場合は、各社員さんの確認と押印をもらう運用をなさったほうが良いかと思います。