工数管理&勤怠管理アプリ

運用方法


【1】きほんの運用

今までの報告作業のながれとどう変わる?

 報告書の流れ自体は従来とほとんど変わりません。
 日報や月報が手書きなら、それをアプリに打ち込みます。
 エクセルなどを使っているなら、その内容をアプリに打ち込みます。
 すると、日報・週報・月報が印刷できるので、それらを印刷して上長に渡します。

入力のタイミング

 社員さんが毎日、勤務時間や工数を入力します。
 週報・月報のみを利用する現場では、勤務や作業を紙にメモしておき、週末に入力しても良いかと思います。

ファイルを集めるタイミング

  集計を見たい人が見たいときにデータ(社員ファイル)をもらって集計します。

印刷のタイミング

  決められた期日までに必要な書類を印刷・押印し、提出します。

運用フロー図

運用の流れ

【2】ファイルを集める手段

おすすめはメール

 社員ファイルが欲しい時に、リーダーさんや総務さんがメールで各自に呼びかけて、返信メールに社員ファイルを添付して送ってもらう、という方法です。スタッフさん同士のコミュニケーションが増えるので、おすすめです。

メールから添付ファイルを保存するのが面倒な方は会社のサーバー

 社員ファイルが欲しい旨を各自に呼びかけて、会社サーバー(または特定のパソコン)の決められた共有フォルダに置いてもらう、という方法です。関係性が無機質になりやすいので、あまりおすすめはしません。

それでも面倒な方は、期日を決めて会社のサーバー

 日々の退社後、週末、月末、など期日を決めて、会社サーバー(または特定のパソコン)の決められた共有フォルダに置いてもらう、という方法です。関係性がますます無機質になりやすいので、あまりおすすめはしません。 

ペーパーレスになる?

 当アプリは、紙などの省スペース化を狙ったものではありません。
 紙にもメリットがあるのでペーパーレス運用をおすすめすることはできません。

どうしてもペーパーレス運用を行いたい場合

 「常に社員が自分のPCで社員ファイルを持ち、集計時にリーダーや総務が社員さんからファイルを集める」という運用であれば、データの大きな損失が起こりにくいことも事実です。おすすめはできませんが、どうしてもペーパーレスでの運用を行いたい場合は御社の責任の範囲内でご検討ください。

【3】運用上のご注意

社員さんご本人が押印して提出することが大切です!

 リーダーさんはチームの皆さんから社員ファイルをもらうので、「リーダーが皆の月報をプリントして総務に提出」という運用ができてしまいます。
 しかし、そのような運用をしてしまうと、各自が事実を報告する意義がなくなってしまいます。さらに、社員さんがするべき業務がリーダーさんに回ってしまったり、責任範囲が混乱するなど、管理業務に支障を来す恐れもあります。
 出勤簿や届出はご本人が印刷&押印し、リーダーさんに渡すという運用を強くお勧めします。

総務さんが入力する場合

 総務さんがおひとりで打刻のタイムカードを見ながら入力する運用の場合は、印刷まで総務さんが行って問題ないかと思います。
 ただし、打刻のタイムカードではなく当アプリで印刷したものを正として保管・管理される場合は、各社員さんの確認と押印をもらう運用をなさったほうが良いかと思います。