残業管理ツール

1.ファイルの取込み

残業管理のためのファイル取り込み

社員ファイルが入ったフォルダをファイル一覧にドラッグ&ドロップして取り込みます。


2.残業管理ツールの起動

残業管理ツールの起動

メイン画面左下の「残業管理」ボタンをクリックします。


時間外労働の一覧

時間外労働の集計結果が一覧形式で表示されます。


3.時間外命令リスト

時間外命令リストとは?

「残業は会社からの命令」と定められた職場で利用する帳票です。
ちなみに「残業は会社からの命令」という運用にすると、残業が減るといった効果もあるそうです。

時間外命令リストの運用

誰がどのタイミングで印刷するかなどの運用方法は御社で検討なさってください。

  • 先に所属長の確認が必要な場合は、社員が作業前に作業内容を入力しておく必要があります。
  • 所属長が社員の残業を把握している場合は、報告のタイミングでも良いかと思います。

時間外命令リストの印刷

時間外集計

残業管理ツールの右上にある「印刷」ボタンをクリックします。


時間外命令のプレビュー

印刷プレビューが表示されます。
右上の「印刷実行」をクリックします。


4.承認機能

承認機能とは?

 時間外労働に所属長の承認が必要な職場で使用するものです。

承認機能のしくみ

 社員からのファイルと所属長からのファイルを突き合わせることで承認チェックを行います。

  1. 所属長が承認を実行することで「承認ファイル」が作成されます。
  2. 「承認ファイル」には「所属長が勤務データをチェックをした」という情報が入っています。
  3. 所属長は「承認ファイル」を経理担当に渡します。
  4. 経理担当は社員から渡された社員ファイルが、所属長の承認を受けたものかチェックすることができます。(違いがあると、承認エラーとして対象行が太字になります。)

承認の設定

承認ファイルのフォルダと承認者の名前を登録します。

時間外集計

画面上部中央の「承認設定」をクリックします。


承認設定

承認設定画面が表示されるので「承認ファイルの格納先フォルダ」の名前と、「承認者の名前」を入力します。
入力後、「登録」をクリックします。


承認の実行

時間外集計

【所属長の作業】

  1. 社員の一覧から社員を選択します。すると、その社員の時間外労働が一覧で表示されます。 
  2. 承認する行の「承認者」欄をダブルクリックします。すると名前と日付がセットされます。これでサインしたことになります。
  3. 「格納先を開く」よりエクスプローラーを起動します。エクスプローラーから、該当の社員の承認ファイルを選んで、経理担当に渡します。

【経理担当の作業】

  1. 自PCで残業管理ツールを起動して「格納先を開く」をクリックします。エクスプローラーが起動するので、所属長からもらったファイルをそこに配置します。
  2. 残業管理ツールを閉じてメイン画面に戻ります。
  3. 社員から申請された社員ファイルを取り込み、残業管理ツールを起動します。承認ファイルで承認された勤務時間に違いがあった場合、該当行が太字になりエラー表示されます。これで、承認された時間外労働かどうかを判断することができます。
  • 承認エラー例
    太字(最下行)になり、画面上部にメッセージ表示
    承認時のエラー